福州住房公积金管理中心文件材料归档整理制度
时间：2009-10-21 11:39
榕公积综〔2008〕41号
为维护档案完整和安全，贯彻《档案法》等法律法规，根据公文处理办法，对文件材料整理、归档工作特作如下规定：
一、 本单位实行档案集中统一管理的原则
按《档案法》的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有，长期存放或拒绝归档。
二、 归档范围
归档范围应按国家档案部门和上级主管部门规定执行。凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
三、 归档时间
各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。业务档案在业务办结后一年内归档。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
四、归档要求
1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复等）后向档案室归档。
2、参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档。收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后应及时退还档案室。
3、凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激光打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。
4、卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。
五、归档份数
1、本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。
2、业务档案本单位必须保存一套原件。
3、电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。
4、其他各类档案均归档一份。
六、归档手续
各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。
二○○八年五月二十六日
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来源：公积金中心
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