榕公积综〔2008〕45号

　　（一）文书处理： 

　　    1、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化、制度化。 

　　    2、办公室收接上级来文，要办理登记手续，填写传阅单，按批示行文，复印件交由各部门承办，原件由办公室办理归档、立卷。 

　　    3、内部传阅文件，应履行登记手续，传阅文件的人对借阅的文件有保管责任，阅后及时归还，防止泄密、丢失。 

　　    4、各部门兼职档案员负责收集整理好本处室文件，做好日常文件立卷管理工作。 

　　    5、凡本单位外出参加公务活动中形成、带回的文件（属于中心全面工作的），均应交综合处登记、归档，任何人不得据为己有、拒绝归档。 

　　    6、中心和各处室召开的各种会议（具有保存价值的文件）要一律做好会议记录。会议内容记录统一用公文纸（留装订线）、用钢笔记录各种会议内容。 

　　   （二）立卷归档： 

　　    1、本中心在工作活动中形成的各类文件材料（文书、业务、会计、声像等）均应及时收集、立卷归档。 

　　    2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，按时完成每一年度的立卷归档任务。 

　　    3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。 

　　    4、立卷归档的基本要求： 

　　    （1）卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系。 

　　    （2）归档的文件必须符合要求用A4纸，用钢笔书写，正件、原件要齐全。 

　　    （3）卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。 

　　    （4）文书档案的卷内文件应在每页的右上方编页号。  

　　    （5）案卷标题要简明确切，符合“三要素”（作者、内容、文种）要求，并注明保管期限。 

　　    （6）归档案卷按一定次序排列，编制卷顺序号及案卷目录一式两份，交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。 

　　    5、归档时间： 

　　    （1）各处室应在规定时间，将上年度归档材料收集齐全，立卷归档，及时将档案和全引目录移交综合档案室。 

　　    （2）综合档案室在5月底完成案卷目录编制工作。 

　　    6、归档范围及保管期限：（附后） 

　　（三）档案保密： 

　　    1、档案工作人员必须有严格的保密观念，严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《保密守则》，严守党和国家的机密，保证档案的绝对安全。 

　　    2、文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，做好安全保卫工作。 

　　    3、档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。 

　　    4、严格执行档案查（借）阅制度，档案内容一律不得外传。 

　　    5、严格执行文件、档案销毁制度，做好销毁记录。 

　　    6、违反保密规定或泄密者，要按《档案法》有关规定予以处罚。 

　　（四）档案借阅： 

　　    1、档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作，同时严格借阅手续，保证室藏档案资料的绝对安全。 

　　    2、查（借）阅档案，必须填写《档案查（借）阅登记簿》，查（借）阅档案要在档案室或办公室进行，一般不外借。需要外借或查阅重要档案，必须经档案分管领导批准，严格履行借阅手续。阅后一律退还本室，不得损坏和遗失。 

　　    3、借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、图抹、添加文字等。 

　　    4、借阅者未经档案室人员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等，凡经允许摘录、复制的必须经档案人员审查和核对。 

　　    5、严禁借阅者在档案室吸烟。 

　　   （五）档案鉴定销毁： 

　　    1、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案质量。 

　　    2、销毁失去保存价值的档案要编制销毁清册，由档案鉴定小组核定，经单位领导批准后，方可销毁。 

　　    3、销毁文件档案须按规定在指定地点进行，必须有两人以上监销，防止丢失泄密。 

　　    4、监销人监销后应在销毁档案清册上注明销毁日期和方式，并签字盖章。 

　　   （六）档案移交： 

　　    1、严格执行档案材料统一管理的原则，凡在本中心工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。 

　　    2、各部门在年终时，要按《立卷类目》将文件材料收集齐全向档案室移交。 

　　    3、移交材料时，必须填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。 

　　    4、档案室应积极配合档案馆的接收工作，做好档案的移交。 

　　    5、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。 

　　   （七）档案室管理：

　　1、综合档案室是保管中心档案的机要重地，必须严格执行档案室保护管理办法，认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等“八防”工作。 

　　    2、非档案管理人员未经允许不得进入档案室。 

　　    3、档案室内必须配备空调设备、去湿设备和灭火器材，并有人定期检查其效果。 

　　    4、档案室内不得存放易燃物品，严禁吸烟。 

　　    5、档案室门窗必须保持坚固，配置保险锁。出入档案室应随手关门，以确保安全。 

　　    6、适时做好档案室的通风、除湿工作，并经常打扫，保持清洁卫生。 

　　    7、档案室要避光，应配置窗帘。要最大限度地减少档案文件的暴光时间。 

　　    8、档案室禁止放置食物和杂物，以防虫害。档案柜内应放置防虫剂，发现虫害立即处理。

　　二○○八年五月二十六日